28 февраля 2010
Запись из категории 'Инструментарий'

Матрица :) Объем статьи довольно большой – не люблю разбивать единый смысловой кусок на части. Так что незаинтересованных прошу не пугаться, а просто пропустить этот текст.

Заголовок этой статьи – небольшое лукавство, потому что рассказывать я буду не про все Google-документы, а только про пользование Google-таблицами (хотя, быть может, и до всего остального со временем руки дойдут).

Google-таблицы – это редактор по смыслу и внешнему виду очень напоминающий MS Excel. Так что если вы любите Эксель так, как люблю его я, то вы просто не сможете остаться равнодушным к Гугл-табличкам.


Для чего нужны Google-таблицы

Основное предназначение этого инструмента, как и других подобных онлайновых сервисов – быть доступным всегда и везде, а также одновременно для всех, кому это нужно.

С помощью подобных таблиц можно вести, например, совместный бюджет.

Или организовать общий график работ, который сможет корректировать каждый.

Или, например, заполнять совместный отчет о проделанной работе.

Это можно порекомендовать для коллективных блогеров или для любой другой команды, которая делает какое-то общее дело.

Короче, удобное и доступное место для хранения, систематизации и обмена информацией.

Начало работы – настройки

Итак, добро пожаловать в Google-документы. Мой интерфейс на русском. Если вы видите английский интерфейс и хотите, чтобы Гугл-документы стали русскоязычными, то вам в “Настройки”.

gd1 Это один из пунктов меню, находящегося в правой верхней части интерфейса. На английском прозвучит как Settings.

gd2 Настройки выглядят следующим образом:

1- Переключение языка интерфейса,

2 – Часовой пояс,

3 – Способ открывания документов,

4 – Помечать обновленные документы (без надобности на мой взгляд, но если у вас, скажем, больше сотни документов, то пригодится ;) ),

5 – Дисковое пространство (если вам мало, то можете докупить),

6, 7 – Настройки профиля и аккаунта (это стандартные для всех сервисов Гугла ссылки на глобальные настройки).

gd3

И на вкладке Editing (видимо, это непереводимое понятие ;) ):

8 – Настройки для арабских языков.

9 – Ссылка на фид изменений ваших документов – можете подписаться (но в принципе не стоит, можно потом настроить уведомления по почте – мне кажется, это удобнее в данном случае).

10 – Установка счетчика GA (удобно, если вы выкладываете свои файлы для неограниченного просмотра).

Создание документа

Прямо под красивым логотипом Google-документы есть две волшебные кнопки – “Создать” и “Загрузить”.

Про “Загрузить” не буду подробно – если вы нажмете ее, вам расскажут, что делать дальше. Упомяну лишь, что очень удобно для просмотра документов, созданных в MS Excel или MS Word, которые лежат у вас на локальном диске, а просмотреть вы их не можете по причине того, что пока не установлен MS Office (такое случается довольно часто).

Нажимаем “Создать” и выбираем пункт “Таблица”.

gd4Вуаля – перед нами таблица.

gd5

Самые азы

Данные можно вписывать с клавиатуры, а можно копировать. На вставку данных при помощи мышки Google-документы реагируют неадекватно (чаще всего ничего не происходит), поэтому для вставки и копирования используйте комбинации клавиш – CTRL+C (для копирования) и CTRL+V (для вставки).

Для того, чтобы отредактировать содержимое уже существующей ячейки, нужно кликнуть по ней дважды. Ее содержимое станет доступно для редактирования.

Ссылки Гугл-таблицы понимают, но отображают их как обычный текст. Чтобы ссылка работала, перед ней не должно быть никаких пробелов. При установке курсора на ссылку в таблице с левой стороны от нее появляется характерная иконка. Чтобы открыть ссылку, нужно либо нажать на эту иконку, либо кликнуть мышкой по ссылке, одновременно удерживая CTRL на клавиатуре.

gd14

Чтобы выделить строку или столбец, нужно кликнуть по заголовку строки или столбца. Заголовки (названия) столбца – это латинские буквы по горизонтали наверху таблицы, заголовки строк – это цифры по вертикали слева от таблицы.

Чтобы удалить/скрыть/вставить столбец или строку нужно выделить нужный столбец или строку и кликнуть правой кнопкой мышки. В появившемся меню выбрать нужный пункт.

Пример документа

Довольно тяжело и очень скучно абстрактно рассказывать что-то о пунктах меню. Поэтому рассмотрим пример какой-нибудь таблички.

Допустим, шестеро человек собрались на пикник, пишут списки и решают, что с собой взять, и кто за что отвечает.

Итак, они составили полный перечень нужных продуктов и прочих вещей общего пользования.

Выглядит это примерно так.

gd6

По вертикали указан список продуктов. По горизонтали – имена участников пикника. Для каждого продукта указано количество. Задача участников распределить все это между собой.

После создания документ нужно сохранить.

gd7

Для этого нужно нажать на кнопку “Сохранить” в правой верхней части экрана.

gd8

А затем вписать название таблицы и нажать “ОК”.

Выдаем права доступа к документу

Перво-наперво Маша, создавшая документ, должна дать доступ к нему остальным пятерым участникам.

gd9Для этого нужно выбрать в меню (правый верхний угол экрана) “Добавить в общие” → “Пригласить других пользователей”.


Перед нами откроется окошко для отправки приглашения другим пользователям.

gd10

1. Окошко для адресов, каждый с новой строки. Можно вписать их, а можно выбрать из контактов gmail-почты (ссылка “Выбрать в контактах” ниже окошка).

2. Какую функцию вы отводите новым участникам – могут ли они менять что-то в документе (“Редактировать”) или они просто зрители (“Просматривать”)?

3. Тема письма, которое будет разослано как приглашение.

4. Текст приглашения (можно оставить пустым).

5. Галочка, которую следует поставить, если вы хотите копию приглашения оставить себе (будет отправлено на вашу почту).

6. Вкладка “Пользователи, имеющие доступ” (см. ниже)

7. Вкладка “Расширенные права” (см. ниже)

После того, как вы заполните все нужные поля и нажмете кнопку “Отправить” по всем указанным в поле 1 адресам уйдут приглашения. Для того, чтобы получить доступ к файлу, адресат должен принять приглашение.


Рассмотрим теперь, что у нас на вкладке “Пользователи, имеющие доступ”.

gd11

1. В этом окошке виден полный список адресов, имеющих доступ к файлу. Здесь же можно менять права доступа. Для этого нужно нажать на стрелочку рядом с ролью пользователя. Откроется меню:

gd12

В нем можно выбрать новую роль для пользователя. Замечу, что если Владелец у документа может быть только один. И если вы являетесь им, вы можете назначить другого Владельца, но сами тут же перестаете быть им.

2. Здесь назначаются права доступа к документу для всех других пользователей интернета, которых вы не занесли в список (т.е. их нет в списке 1).

gd13

“Всегда требовать входа в систему” – права получат только внесенные в список адреса. Следует учитывать, что если за адресом не закреплен Гугл-аккаунт, то возможность входить в файл и редактировать его будет недоступна. То есть вносите в список участников только адреса почты, которые используются их владельцами в качестве Гугл-аккаунтов.

“Разрешить пользователям просмотр без входа в систему” – права для просмотра файла будут иметь все пользователи интернета, а вот редактировать смогут только те, кто внесен в список (если у них есть права на редактирование).

“Разрешить пользователям редактирование без входа в систему” – абсолютно любой пользователь интернета может зайти, просмотреть и отредактировать таблицу.

У Гугл-документа есть ограничение на количество участников в списке – 200 человек. Если вы хотите дать доступ большему количеству, то Гугл рекомендует открыть документ абсолютно для всех.

3. Отсюда можно отправить письмо пользователям файла – как всем сразу, так и каждому по отдельности.

4. Создать событие для Гугл-календаря с пользователями файла. Гугл-календарь работает как ежедневник. Например, для нашего примера, мы могли внести туда дату пикника и время, когда всем пользователям нужно напомнить об этом.

5. Настройки уведомлений. Их я рассмотрю позднее.


gd15

Вкладка “Расширенные права” содержит всего две галочки. Первая разрешает всем пользователям, у которых установлены права “С возможностью редактирования”, приглашать еще других пользователей в документ и всячески манипулировать с правами друг дружки. Если вы не хотите такого самоуправства, тогда снимите эту галочку.

Смысл второй галочки на этой вкладке мною не разгадан.


Форматирование документа и прочее украшательство

Итак, права Маша выдала, теперь пришло время поработать немного с самим документом, чтобы им было удобнее пользоваться.

Форматирование очень простое, осуществляется теми же инструментами, что и в большинстве редакторов.

gd16

1. Разнообразные форматы представления цифр (например, финансовый, процентный, дата, дробный или целый).

2. Размер шрифта.

3. Формат шрифта – на панели есть перечеркнутый и жирный, но в меню есть все остальные (курсив, подчеркнутый).

4. Цвет шрифта.

5. Цвет фона ячейки.

6. Границы таблицы.

7. Выравнивание в ячейке.

8. Объединение ячеек. В отличие от того же Экселя, тут работает объединение ячеек только по горизонтали (по вертикали – нет).

9. Перенос слов в ячейке (включить/выключить).

Получили разукрашенную табличку.

gd17

Ширина ячеек меняется перетаскиванием их границ мышкой. Если хотите подобрать ширину в точности по содержимому, то нужно дважды кликнуть по правой границе ячейки – ширина будет подобрана автоматически.

Формулы в документе

Допустим, ребята уже частично распределили – кто и что покупает и везет с собой для пикника (чтобы таблица была непустой).

Чтобы табличка отражала общий смысл происходящего, в ней нужны формулы. В данном примере все довольно просто. Нам понадобится только сумма и вычитание.

В столбце D нам нужно сложить все то, что распределили между собой собирающиеся на пикник.

Для этого ставим курсор в ячейку D2 (на пересечении столбца D и строки 2) и нажимаем в меню на значок Σ.

gd18

Затем выбираем в выпавшем меню самый первый пункт SUM.

gd19

После этого в выбранной ячейке появится начало формулы: =SUM(

Нам нужно либо выделить мышкой диапазон суммируемых ячеек, либо вписать его с клавиатуры. В данном случае этот диапазон равен F8:K8. В такой формуле будут суммироваться в строке 8 все ячейки с F по K.

После того, как вписан диапазон, нужно нажать ввод с клавиатуры, и формула будет посчитана.

В нижние ячейки формулу можно просто скопировать. CTRL+C – скопировать, затем выделить весь столбец D таблицы до строчки “ИТОГО” и нажать CTRL+V – вставить.

В столбце E  нужно вставить разницу между тем, что “нужно” и тем, что “есть”. Ставим курсор ячейку Е2, набираем с клавиатуры знак “=”, затем нажимаем мышкой на C2, с клавиатуры набираем тире, он же “минус”, затем нажимаем мышкой на D2. Получилось вот что =C2-D2. Нажимаем ввод, а затем копируем эту формулу на все последующие ячейки столбца E.

В столбце “ИТОГО” просуммируем каждый столбец (не имеет здравого смысла, зато наглядно ;) ).

Дополнительные формулы

К тем двум формулам (сумма и вычитание), которые рассматривались выше, могу добавить свой небольшой список того, что я использую.

Функция

“Перевод”

Пояснение

=IF(тест; значение при соблюдении условия; значение при несоблюдении условия) “Если” С помощью этой функции можно проверить значение какой-то ячейки и в зависимости от того, совпадает оно с критерием или нет, вывести разные результаты
=COLUMNS(массив) “Столбцы” Считает количество столбцов в заданном диапазоне.
=ROWS(массив) “Строки” Считает количество строк в заданном диапазоне.
=COUNTIF(диапазон; критерии) “СчитатьЕсли” Считает количество ячеек в заданном диапазоне, значения которых удовлетворяют критериям
=COUNTBLANK(диапазон) “СчитатьПустоты” Считает количество пустых ячеек в диапазоне.

Изменить цвета по правилам

Теперь сделаем столбец “осталось” нагляднее, чтобы каждый, посмотрев на него, мог бы в пару секунд сориентироваться в обстановке.

Для этого используем возможность менять цвет ячейки и текста в ней в зависимости от значения.

Выделяем столбец E, затем жмем правую кнопку мыши и выбираем “Изменить цвета по правилам”.

gd20 В появившемся меню задаем условия.

gd21Я выбрала вот что:

* Если число в ячейке равно нулю, то я делаю цвет шрифта таким же как цвет ячейки. Ведь нолики означают в данном случае, что цель достигнута, значит нужно, чтобы они стали невидимы и не мешали обратить внимание на другие ячейки.

* Если содержимое в ячейке больше нуля, то выделяем эту ячейку как можно сильнее. Это означает в нашем случае “недобор”, поэтому требуется особое внимание.

* Если содержимое в ячейке меньше нуля, то тоже особо выделим ее. В нашем случае это “перебор”, что тоже не очень хорошо.

После таких манипуляций с форматированием, столбец “осталось” будет выглядеть следующим образом:

gd22

На этом закончим сборы на пикник.

Информационная строка

Обратим внимание еще на нижнюю часть экрана при работе с гугл-документами. В правом углу нижней части документа показывается информационная строка.

gd24

Если ячейка не пустая, то в той области, что я выделила зеленым, показывается ее значение. Это может быть число, буквы, либо, как в данном случае – формула.

Красным показана область, в которой показывается некий результат при выделении в таблице нескольких не пустых ячеек. По умолчанию показывается сумма выделенных ячеек. Но можно сменить функционал этой области (кликнуть левой кнопкой) – чтобы она показывала среднее, минимальное, максимальное значение, либо считала количество не пустых ячеек.

Манипуляции с листами

В нижней же части экрана с левой стороны можно производить всякие действия с листами. Лист можно удалить (только если он не один), создать его точную копию, переименовать или сделать защиту.

gd23

При выборе пункта “Защита листа”, вам будет показан полный список редакторов документа. Нужно выбрать третий пункт “Я и перечисленные ниже соавторы” и галочками отметить тех, кому нужно дать доступ к текущему листу.

Хронология изменений

В любом многопользовательском документе нужны резервные копии. В гугл-документах это реализовано через “Хронологию изменений”.

gd25

Выбираем “Файл” → “Просмотреть хронологию изменений”.

И видим следующую картинку (на примере таблички с пикником).

gd261. Вернуться обратно к документу.

2. Когда и кто произвел изменения.

3. Пошаговое перелистывание между сохраненными версиями документа.

4. Если последние версии изменений вас не устраивают, вы может “откатить” документ с помощью этой кнопки до одной из старых версий.

5. Таким цветом выделяются ячейки, которые были изменены в текущей версии документа.

Список

Эта возможность просмотра документа понадобится вам, если в длиннющей таблице нужна сортировка или выборка.

Выбираем “Просмотр” → “Список”.

gd27

И таблица предстает перед нами в новом виде.

gd28

Ну, в данной таблице особо нечего сортировать. Разве что выбрать из списка продуктов все те, которые измеряются в литрах, например.

Правила оповещений

Если вы хотите оперативной информации об изменениях в таблице (если кроме вас ее редактирует кто-то еще), тогда вам нужно настроить правила оповещения по почте.

Выбираем “Инструменты” → “Правила оповещений”.

gd29

Дальше настраиваем то, что нам нужно.

gd301 – Известить, если есть любые изменения в файле.

2 – Известить, если изменен конкретный лист (выбрать лист).

3 – Известить, если изменены значения в диапазоне ячеек (выбрать диапазон).

4 – Известить об изменении состава пользователей файла (полезно, если не только Владелец может добавлять/удалять пользователей).

5 – Отправлена форма (про форму-опрос чуть ниже)

6 – Посылать письмо один раз в день со всеми изменениями.

7 – Посылать письмо сразу же после того, как что-то изменилось.

Проверка данных

Проверка данных удобна, если для каких-то конкретных ячеек есть ограничения по значениям и их хочется соблюсти в процессе заполнения таблицы.

Вызвать меню проверки можно так: “Инструменты” → “Проверка данных”.

gd31 Выскочит меню:

gd32

1. Нужно выделить диапазон ячеек, которые будут проверяться на соответствие заданным критериям.

2. Критерии, можно выбирать следующее:

* Число (между, не находится между, меньше, больше или равно, больше, больше или равно, равняется, не равняется);
* Текст (содержит, не содержит, равняется, является допустимым адресом электронной почты, является допустимым URL);
* Дата (является допустимой датой, равняется, раньше, в эту дату или раньше, позже, в эту дату или позже, между, не находится между).

3. Справка, подсказка, которая будет показываться, если будет введено неправильное значение (которое не проходит по критериям).

4. Точность: либо не разрешаем вводить неверные данные вообще, либо разрешаем, но предупреждаем, что они неверные.

Создаем форму (опрос, анкету)

А теперь, пожалуй, одна из самых интересных фишек. С помощью Гугл-таблиц можно проводить анкетирование. Опять же наглядно.

Заходим в Гугл-документы.

Выбираем в левом верхнем углу: “Создать” → “Форма”.

gd33 Откроется редактор формы.

gd34

Я буду называть форму анкетой. Мне кажется, так понятнее, для чего она нужна.

1. Название анкеты (опроса)

2. Описание анкеты (для чего, зачем и почему).

3. Вопрос анкеты.

4. Пояснение к вопросу.

5. Тип вопроса (Текст, Текст в виде абзаца, Множественный выбор, Флажки, Выбор из списка и еще два, значения которых мне непонятны).

6. Нужно будет указать варианты ответов, в случае, если вы выбрали предыдущим пунктом “Множественный выбор”, “Флажки” или “Выбор из списка”.

7. Галочка, если вопрос обязателен.

8. Если нужны еще вопросы, можно добавить их через эту кнопку.

9. Здесь можно поменять тему оформления для анкеты.

10. Сохранение. При нажатии на эту кнопку в первый раз, одновременно создается таблица, в которую будут занесены потом ответы из анкеты, по мере их поступления.

11. Дополнительные действия:

* “Вставить” – откроется окошко с кодом формы, которую можно вставить в html-страничку.

* “Изменить подтверждение” – тут можно отредактировать сообщение, которое увидит человек после заполнения анкеты.

12. Просмотреть ответы – можно перейти к таблице или графической сводке ответов.

13. Можно разослать анкету по электронной почте.

А теперь можете ответить на вопросы анкеты.

А после заполнения можете посмотреть, как это будет оформлено (автоматически) в таблицу данных или в графическом виде. Это поможет вам наглядно понять, для чего все это нужно. ;)

Комментируемые статьи


Комментарии:
7 комментариев к записи "Google-документы – совместный труд очень объединяет ;)"
Березниковский оставил(а) комментарий 1 марта 2010 в 11:46 #

Я люблю Эксель больше Ворда однозначно.
Хороший пост. Все понял о чем написано.
Заметь, все большую популярность получают бесплатные продукты от крупных компаний!


Олли оставил(а) комментарий 3 марта 2010 в 9:30 #

О! Это как раз для таких, как я. Мне как раз нужно было подробное объяснение. Спасибо!


Наталья оставил(а) комментарий 4 марта 2010 в 8:43 #

Я в Гугле работала только с текстовыми документами, правда может мне совместная работа не пошла из-за непутевого напарника? Но это дело вкуса. Я предпочитаю традиционно: сделал – выслал – получил обратно с коррективами.


Dashline оставил(а) комментарий 4 марта 2010 в 9:41 #

Наталья, ну, речь же не про текстовые документы, а про организацию процесса, когда участвует больше 2 человек.


faioly оставил(а) комментарий 22 марта 2010 в 21:13 #

Спасибо, и мне пригодится! Работу с документами гугла только начала осваивать.


Swe оставил(а) комментарий 1 ноября 2010 в 15:43 #

Спасибо! Все понятно!


Daisy оставил(а) комментарий 14 июня 2011 в 23:07 #

Спасибо, очень классная статья. именно то, что мне было нужно. Особенно про пикник порадовало. :-)


Поговорите со мной

Имя: 
E-mail: 
Ваш вебсайт (если есть): 
Правила комментирования
Комментарий: